Procédure de signalement interne
au sein de Lubatex spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ayant son siège à Lubawka
Chapitre I
1. La procédure de signalement interne a été adoptée au sein de LUBATEX SP. Z O.O. sur la base de l’art. 25, par. 1 et 2, en relation avec l’art. 24, par. 1, de la loi du 14 juin 2024 relative à la protection des lanceurs d’alerte (Journal des lois 2024, position 928).
2. La Procédure définit :
a) les modalités et les canaux de signalement interne ;
b) l’unité organisationnelle/l’entité externe autorisée à recevoir les signalements internes ;
c) l’unité organisationnelle au sein de la structure de LUBATEX SP. Z O.O. autorisée à prendre des mesures de suivi, y compris la vérification du signalement interne et la poursuite de la communication avec le lanceur d’alerte ;
d) les conditions d’octroi de la protection aux lanceurs d’alerte ainsi qu’aux personnes qui les aident à effectuer un signalement, en lien avec le signalement effectué ;
e) les mesures de protection des lanceurs d’alerte et des personnes qui les aident à effectuer un signalement contre les mesures de représailles.
3. LUBATEX SP. Z O.O. veille au respect de la Procédure de signalement interne, notamment au bon fonctionnement des canaux permettant d’effectuer des signalements de violations du droit, en tenant compte de la nécessité de protéger l’identité du lanceur d’alerte contre sa divulgation à des personnes non autorisées.
4. La Procédure de signalement interne s’applique :
a) aux anciens et actuels salariés, quel que soit le type de contrat de travail conclu, y compris les travailleurs temporaires et saisonniers ;
b) aux personnes fournissant un travail sur une base autre qu’une relation de travail, y compris sur la base d’un contrat de droit civil ;
c) aux personnes exerçant une activité indépendante et ayant connaissance de violations du droit au sein de l’Entité juridique ;
d) aux personnes faisant partie des organes de l’Entité juridique, y compris les fondés de pouvoir ;
e) aux associés, détenteurs de parts et actionnaires ;
f) aux stagiaires, bénévoles et personnes en stage ;
g) à toute personne physique visée au point 4, lettres a à f, lorsque le signalement concerne une violation du droit dont elle a eu connaissance avant l’établissement d’une relation de travail ou d’une autre relation juridique constituant la base de la fourniture d’un travail ou de services, ou de l’exercice d’une fonction au sein de l’Entité juridique ou pour son compte, ou après la cessation de cette relation ;
et qui effectue un signalement interne d’une violation du droit dans un contexte professionnel.
5. Les dispositions de la Procédure de signalement interne s’appliquent également :
a) aux personnes qui aident à effectuer un signalement ;
b) aux personnes liées au lanceur d’alerte ;
c) aux personnes morales appartenant à la personne qui effectue le signalement, pour lesquelles cette personne travaille, ou qui sont autrement liées à elle dans un contexte professionnel.
6. Aux fins de l’application de la présente Procédure de signalement interne, les définitions suivantes s’appliquent :
a) « mesure de suivi » désigne toute mesure prise par l’Entité juridique afin d’évaluer l’exactitude des informations contenues dans le signalement et de remédier à la violation du droit faisant l’objet du signalement, notamment par une enquête, l’ouverture d’un contrôle ou d’une procédure administrative, l’engagement de poursuites, une action visant à recouvrer des fonds ou la clôture d’une procédure menée dans le cadre de la procédure interne de signalement des violations du droit et de prise de mesures de suivi ;
b) « mesure de représailles » désigne tout acte ou omission, direct ou indirect, dans un contexte professionnel, provoqué par un signalement ou une divulgation publique et qui porte ou peut porter atteinte aux droits du lanceur d’alerte ou lui cause ou peut lui causer un préjudice injustifié, y compris l’engagement injustifié de procédures à son encontre ;
c) « retour d’information » désigne les informations communiquées au lanceur d’alerte concernant les mesures de suivi envisagées ou prises et les motifs de ces mesures ;
d) « unité organisationnelle » désigne un salarié désigné par LUBATEX SP. Z O.O. comme unité impartiale au sein de la structure organisationnelle, autorisée à recevoir les signalements internes, ainsi qu’une commission de trois personnes désignée pour prendre des mesures de suivi, y compris la vérification du signalement interne et la poursuite de la communication avec le lanceur d’alerte, notamment la demande d’informations complémentaires et la transmission d’un retour d’information au lanceur d’alerte ;
e) « contexte professionnel » désigne les activités passées, présentes ou futures liées à l’exercice d’un travail sur la base d’une relation de travail ou d’une autre relation juridique constituant la base de la fourniture d’un travail ou de services ou de l’exercice d’une fonction au sein de l’Entité juridique ou pour son compte, dans le cadre desquelles des informations sur une violation du droit ont été obtenues et où il existe un risque de subir des mesures de représailles ;
f) « violation du droit » désigne un acte ou une omission contraire au droit ou visant à contourner le droit, concernant :
1) la corruption ;
2) les marchés publics ;
3) les services, produits et marchés financiers ;
4) la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ;
5) la sécurité et la conformité des produits ;
6) la sécurité des transports ;
7) la protection de l’environnement ;
8) la radioprotection et la sûreté nucléaire ;
9) la sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux ;
10) la santé et le bien-être des animaux ;
11) la santé publique ;
12) la protection des consommateurs ;
13) la protection de la vie privée et des données à caractère personnel ;
14) la sécurité des réseaux et des systèmes d’information ;
15) les intérêts financiers du Trésor public de la République de Pologne, de l’unité
16) de l’administration territoriale et de l’Union européenne ;
17) le marché intérieur de l’Union européenne, y compris les règles de droit public relatives à la concurrence et aux aides d’État ainsi que l’imposition des personnes morales ;
g) « personne concernée par le signalement » désigne une personne physique, une personne morale ou une unité organisationnelle dépourvue de personnalité juridique à laquelle la loi reconnaît la capacité juridique, désignée dans le signalement ou la divulgation publique comme la personne ayant commis une violation du droit, ou comme une personne liée à celle ayant commis la violation ;
h) « personne aidant à effectuer un signalement » désigne une personne physique qui aide le lanceur d’alerte à effectuer un signalement ou une divulgation publique dans un contexte professionnel et dont l’aide ne devrait pas être divulguée ;
i) « personne liée au lanceur d’alerte » désigne une personne physique susceptible de subir des mesures de représailles, y compris un collègue ou une personne proche du lanceur d’alerte au sens de l’art. 115 § 11 de la loi du 6 juin 1997 – Code pénal ;
j) « Entité juridique » désigne LUBATEX SP. Z O.O. ;
k) « Procédure de signalement interne » désigne la présente Procédure ;
l) « Registre des signalements internes » désigne un registre tenu sous forme papier et contenant des informations sur les signalements effectués ;
m) « RGPD » désigne le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) (JOUE L 119 du 04.05.2016, p. 1, tel que modifié) ;
n) « lanceur d’alerte » désigne une personne physique visée aux points 4 et 5 qui signale une violation ;
o) « divulgation publique » désigne le fait de porter à la connaissance du public des informations sur une violation du droit ;
p) « loi » désigne la loi du 14 juin 2024 relative à la protection des lanceurs d’alerte (Journal des lois 2024, position 928) ;
q) « signalement » désigne un signalement oral ou écrit d’une violation ou un signalement externe transmis conformément aux exigences prévues par la loi ;
r) « signalement d’une violation » désigne le signalement interne, oral ou écrit, adressé à LUBATEX SP. Z O.O. concernant une violation du droit – signalement interne ;
s) « signalement externe » désigne la transmission orale ou écrite d’informations sur une violation du droit au Défenseur des droits ou à une autorité publique.
7. Le traitement d’un signalement d’une violation est gratuit.
8. L’Entité juridique n’accepte ni n’examine les signalements de violations effectués de manière anonyme.
9. L’Entité juridique est le responsable du traitement des données à caractère personnel recueillies dans le Registre des signalements internes au sens du RGPD.
Chapitre II
1. L’Entité juridique assure aux personnes auxquelles la présente Procédure s’applique une protection contre les mesures de représailles lorsque :
a) elles avaient des motifs raisonnables de croire que les informations concernant les violations faisant l’objet du signalement étaient exactes au moment du signalement et que ces informations pouvaient constituer des informations sur une violation du droit ;
b) elles ont effectué un signalement externe visé par la loi en raison d’une crainte justifiée que le signalement d’une violation ne permette pas d’éviter des mesures de représailles ;
c) elles ont procédé à une divulgation publique visée par la loi en ayant des motifs raisonnables de croire que :
i. la violation peut constituer un danger imminent ou manifeste pour l’intérêt public, notamment lorsqu’il existe un risque de dommage irréversible, ou
ii. l’exécution d’un signalement externe exposerait le lanceur d’alerte à des mesures de représailles, ou
iii. en cas de signalement externe, il existe une faible probabilité qu’il soit effectivement remédié à la violation du droit en raison des circonstances particulières de l’affaire, telles que la possibilité de dissimuler ou de détruire des preuves, l’existence d’une collusion entre l’autorité publique et l’auteur de la violation, ou la participation de l’autorité publique à la violation.
2. L’Entité juridique permet d’effectuer des signalements de violations par l’intermédiaire de canaux destinés à recevoir des signalements externes, qui :
a) sont indépendants des canaux de communication utilisés dans le cadre de l’activité ordinaire de l’Entité juridique ;
b) sont destinés exclusivement à recevoir des signalements de violations du droit ou, le cas échéant, à communiquer avec le lanceur d’alerte et à consigner les événements dans le cadre des mesures de suivi menées par l’Entité juridique ;
c) garantissent l’exhaustivité, la confidentialité et l’intégrité des données, notamment leur protection contre l’accès de personnes non autorisées ;
d) permettent de conserver les informations de manière durable afin de permettre la poursuite de l’enquête ;
e) empêchent les personnes non autorisées d’accéder aux informations couvertes par le signalement ;
f) garantissent la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte et de la personne concernée par le signalement.
3. L’Entité juridique garantit l’impartialité et l’indépendance des personnes qui reçoivent les signalements de violations du droit ainsi que des personnes qui prennent les mesures de suivi.
4. Toute personne qui reçoit un signalement d’une violation dispose d’une autorisation écrite pour recevoir de tels signalements.
5. Toute personne qui prend des mesures de suivi à la suite d’un signalement d’une violation, y compris la vérification du signalement et la poursuite de la communication avec le lanceur d’alerte, notamment la demande d’informations complémentaires et la transmission d’un retour d’information au lanceur d’alerte, dispose d’une autorisation écrite pour prendre ces mesures de suivi.
6. Un signalement d’une violation peut être effectué au moyen de :
a) un signalement écrit envoyé à l’adresse de l’employeur : ul. Mickiewicza 17, 58-420 Lubawka, dont le contenu du signalement interne doit être placé dans une enveloppe supplémentaire fermée portant la mention « lanceur d’alerte ». La personne chargée de réceptionner le courrier de l’entreprise est tenue de transmettre immédiatement l’enveloppe intérieure fermée à la personne autorisée dans l’entreprise à recevoir les signalements internes ;
b) une boîte de dépôt située dans le couloir près du bureau des Ressources humaines de l’employeur, portant la mention « CANAL INTERNE DE SIGNALEMENT DES VIOLATIONS DU DROIT ».
7. À la demande du lanceur d’alerte, le signalement d’une violation peut être effectué lors d’un entretien en personne avec le lanceur d’alerte. Cet entretien doit avoir lieu au plus tard dans les 14 jours suivant la demande. Un procès-verbal écrit ou électronique de l’entretien est établi. Le lanceur d’alerte a le droit de vérifier, corriger et approuver le procès-verbal de l’entretien en le signant.
8. Le signalement d’une violation devrait notamment comprendre :
a) l’identité du lanceur d’alerte ainsi qu’une adresse permettant de le contacter ;
b) l’identification des personnes qui aident à effectuer le signalement ainsi que des personnes liées au lanceur d’alerte ;
c) une description de la violation du droit faisant référence aux personnes, faits, événements ou autres circonstances permettant de considérer que les informations communiquées sur la violation du droit sont fondées et que les informations contenues dans le signalement peuvent être exactes au moment du signalement ;
d) la date ou la période au cours de laquelle la violation du droit a pu se produire ou s’est produite ;
e) les documents susceptibles de constituer des éléments de preuve des faits mentionnés dans le signalement d’une violation ;
9. Les données à caractère personnel du lanceur d’alerte permettant d’établir son identité ne sont pas divulguées à des personnes non autorisées, sauf consentement exprès du lanceur d’alerte.
10. L’Unité organisationnelle peut procéder à une vérification préliminaire du signalement effectué. Cette vérification préliminaire ne peut constituer un obstacle à l’acceptation du signalement et à la prise de mesures de suivi.
11. Un signalement d’une violation est inscrit au Registre des signalements internes, sauf si, à l’issue de l’évaluation préliminaire du signalement, il apparaît clairement que le signalement :
a) est infondé parce qu’il repose entièrement sur des affirmations fausses et que ce fait est objectif et ne soulève aucun doute, ou
b) ne relève pas du champ d’application de la présente Procédure, ou
c) a été effectué de manière anonyme.
12. Tout signalement d’une violation est inscrit au Registre des signalements internes.
13. Dans un délai de 7 jours à compter du signalement d’une violation, l’Entité juridique informe le lanceur d’alerte de l’acceptation du signalement tout en assurant la protection nécessaire de son identité contre sa divulgation à des personnes non autorisées.
Chapitre III
1. Le Registre des signalements internes est tenu par l’Unité organisationnelle disposant d’une autorisation écrite de l’Entité juridique pour tenir ce Registre.
2. Le Registre des signalements internes est tenu sous forme électronique, y compris à l’aide d’un système informatique. Seules les personnes autorisées ont accès aux données recueillies dans le Registre des signalements internes.
3. Le Registre des signalements internes doit être tenu de manière systématique.
4. Après réception d’un signalement d’une violation, l’Entité juridique traite les données à caractère personnel dans la mesure nécessaire à l’acceptation du signalement ou à la prise éventuelle de mesures de suivi. Les données à caractère personnel qui ne sont pas pertinentes pour l’examen du signalement ne sont pas collectées et, si elles sont recueillies accidentellement, elles sont supprimées sans délai. La suppression de ces données intervient dans un délai de 14 jours à compter du moment où il est établi qu’elles ne sont pas pertinentes pour l’affaire.
5. L’art. 14, par. 2, lettre f, du RGPD ne s’applique pas, sauf si le lanceur d’alerte ne remplit pas les conditions indiquées au Chapitre V, point 1, de la Procédure de signalement interne ou s’il a expressément consenti à la divulgation de son identité.
6. L’art. 15, par. 1, lettre g, du RGPD, en ce qui concerne la communication d’informations sur la source des données à caractère personnel, ne s’applique pas, sauf si le lanceur d’alerte ne remplit pas les conditions indiquées au Chapitre V, point 1, de la Procédure de signalement interne ou s’il a expressément consenti à une telle communication.
7. Le Registre des signalements internes comprend au moins :
a) le numéro du signalement ;
b) l’objet de la violation du droit ;
c) les données à caractère personnel du lanceur d’alerte et de la personne concernée par le signalement nécessaires à l’identification de ces personnes ;
d) l’adresse de contact du lanceur d’alerte ;
e) la date du signalement ;
f) les informations sur les mesures de suivi prises ;
g) la date de clôture de l’affaire.
8. Les données à caractère personnel et les autres informations figurant dans le Registre des signalements internes sont conservées pendant une période de 3 ans après la fin de l’année civile au cours de laquelle les mesures de suivi ont été achevées, ou après la clôture des procédures engagées par ces mesures.
Chapitre IV
1. L’Unité organisationnelle autorisée par l’Entité juridique à prendre des mesures de suivi, y compris la vérification du signalement interne et la poursuite de la communication avec le lanceur d’alerte, notamment la demande d’informations complémentaires et la transmission d’un retour d’information au lanceur d’alerte, exerce sa fonction de manière impartiale et objective, dans le respect des droits du lanceur d’alerte, des personnes qui l’aident et des personnes qui lui sont liées.
2. En cas de conflit d’intérêts, la personne qui prend des mesures de suivi à la suite d’un signalement d’une violation devrait cesser de poursuivre ces mesures. Il y a conflit d’intérêts lorsque la conduite impartiale et objective des mesures de suivi est menacée en raison d’intérêts personnels ou de liens personnels avec le lanceur d’alerte.
3. Les mesures de suivi sont menées de manière systématique et rigoureuse, de façon à permettre de reconstituer la chronologie des actions entreprises ainsi que l’identité des personnes impliquées dans leur mise en œuvre.
4. Les objectifs des mesures de suivi comprennent notamment :
a) l’établissement des faits conformément aux dispositions légales ;
b) la collecte et la sécurisation des preuves ;
c) l’identification des personnes susceptibles d’être liées à la violation du droit ;
d) la protection de l’identité du lanceur d’alerte et des personnes concernées par le signalement ;
e) la transmission d’un retour d’information au lanceur d’alerte ;
f) l’ouverture d’une procédure administrative ou judiciaire ;
g) le dépôt d’un signalement concernant la possibilité qu’une infraction pénale ait été commise ;
h) la mise en place de solutions permettant d’éviter des violations du droit à l’avenir.
5. Dans un délai n’excédant pas 3 mois à compter de la date de confirmation de la réception du signalement d’une violation, l’Entité juridique transmet au lanceur d’alerte un retour d’information sur la manière dont l’affaire a été traitée.
Chapitre V
1. Le lanceur d’alerte bénéficie de la protection prévue par les dispositions du présent Chapitre à compter du moment où il effectue un signalement ou une divulgation publique, à condition qu’il ait eu des motifs raisonnables de croire que les informations faisant l’objet du signalement ou de la divulgation publique étaient exactes au moment où ils ont été effectués et qu’elles constituaient des informations sur une violation du droit.
2. Aucune mesure de représailles, tentative de représailles ni menace de telles mesures ne peut être prise à l’encontre du lanceur d’alerte, notamment sous la forme de :
a) refus d’établir une relation de travail ;
b) résiliation de la relation de travail avec ou sans préavis ;
c) non-conclusion d’un contrat de travail à durée déterminée ou indéterminée après la fin d’un contrat de travail à l’essai, non-conclusion d’un nouveau contrat de travail à durée déterminée ou non-conclusion d’un contrat de travail à durée indéterminée après la fin d’un contrat à durée déterminée – lorsque le lanceur d’alerte pouvait raisonnablement s’attendre à ce qu’un tel contrat soit conclu avec lui ;
d) réduction de la rémunération du travail ;
e) suspension d’une promotion ou omission lors d’une promotion ;
f) omission lors de l’octroi d’avantages liés au travail autres que la rémunération ou réduction de ces avantages ;
g) transfert à un poste inférieur ;
h) suspension de l’exercice des fonctions professionnelles ou de service ;
i) transfert des fonctions actuelles du lanceur d’alerte à un autre salarié ;
j) modification défavorable du lieu de travail ou de l’horaire de travail ;
k) évaluation négative des résultats du travail ou avis professionnel négatif ;
l) imposition ou application d’une mesure disciplinaire, y compris une sanction financière, ou d’une mesure de nature similaire ;
m) contrainte, intimidation ou exclusion ;
n) harcèlement moral ;
o) discrimination ;
p) traitement défavorable ou injuste ;
q) suspension de la participation ou omission lors de la sélection à des formations visant à améliorer les qualifications professionnelles ;
r) orientation injustifiée vers des examens médicaux, y compris psychiatriques, sauf si des dispositions distinctes prévoient la possibilité d’y orienter un salarié ;
s) mesure visant à rendre plus difficile la recherche future d’un emploi dans un secteur ou une branche donnée sur la base d’un accord sectoriel ou professionnel informel ou formel ;
t) fait de causer une perte financière, y compris économique, ou une perte de revenus ;
u) fait de causer un autre préjudice immatériel, y compris une atteinte aux droits de la personnalité, notamment à la réputation du lanceur d’alerte.
3. Est également considérée comme une mesure de représailles liée à un signalement ou à une divulgation publique toute tentative ou menace d’appliquer les mesures visées au point 2.
4. Lorsque le travail ou les services ont été, sont ou doivent être fournis sur la base d’une relation juridique autre qu’une relation de travail, constituant la base de la fourniture d’un travail ou de services, de l’exercice d’une fonction ou d’un service, le signalement ou la divulgation publique ne peut constituer le fondement de mesures de représailles, ni d’une tentative ou d’une menace de telles mesures, comprenant notamment :
a) la résiliation d’un contrat auquel le lanceur d’alerte est partie, notamment un contrat portant sur la vente ou la fourniture de biens ou la prestation de services, le retrait d’un tel contrat ou sa résiliation sans préavis ;
b) l’imposition d’une obligation ou le refus d’accorder, la limitation ou le retrait d’un droit, notamment d’une concession, d’une autorisation ou d’un avantage.
5. Le lanceur d’alerte ayant fait l’objet de mesures de représailles a droit à une indemnisation d’un montant fixé par la loi.
6. Le lanceur d’alerte engage sa responsabilité pénale, conformément aux dispositions généralement applicables en la matière, s’il effectue un signalement ou une divulgation publique en sachant qu’aucune violation du droit n’a eu lieu.
Chapitre VI
1. Le lanceur d’alerte peut effectuer un signalement externe sans avoir préalablement effectué un signalement interne.
2. Les signalements externes sont reçus par le Défenseur des droits ou par une autorité publique.
3. Un signalement peut être effectué oralement ou par écrit. La personne qui effectue le signalement a également la possibilité d’effectuer un signalement anonyme :
sous forme papier – en déposant le signalement dans la boîte à plaintes et réclamations située dans les locaux de l’entreprise,
en ligne – au moyen du formulaire de signalement anonyme disponible à l’adresse suivante : Registre des réclamations – Lubatex
Un signalement anonyme ne nécessite pas de fournir de données à caractère personnel ni d’autres informations permettant d’identifier la personne qui effectue le signalement.
La Procédure de signalement interne entre en vigueur le 25.09.2024.