PROCÉDURE DE SIGNALEMENT INTERNE
DANS LUBATEX SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
AVEC SIÈGE SOCIAL À LUBAWKA
Chapitre I
1. La procédure de signalement interne a été adoptée dans LUBATEX SP. Z O.O. sur la base de l’art. 25 al. 1 et 2 en liaison avec l’art. 24 al. 1 de la loi du 14 juin 2024 sur la protection des lanceurs d’alerte (Journal des lois 2024.928).
2. La procédure spécifie :
a) les méthodes et canaux pour effectuer des signalements internes ;
b) l’unité organisationnelle/entité externe autorisée à accepter les signalements internes ;
c) l’unité organisationnelle au sein de la structure organisationnelle de LUBATEX SP. Z O.O. autorisée à prendre des actions de suivi, y compris la vérification du signalement interne et la communication continue avec le lanceur d’alerte ;
d) les conditions pour couvrir les lanceurs d’alerte et les personnes aidant au signalement par une protection en relation avec le signalement effectué ;
e) les mesures de protection des lanceurs d’alerte et des personnes aidant au signalement contre les mesures de représailles.
3. LUBATEX SP. Z O.O. assure le respect de la procédure de signalement interne, y compris le soin du bon fonctionnement des canaux permettant le signalement des violations de loi, en tenant compte de la nécessité de protéger l’identité du lanceur d’alerte contre sa divulgation à des personnes non autorisées.
4. La procédure de signalement interne s’applique à :
a) les anciens et actuels employés, indépendamment du type de contrat de travail conclu, y compris les travailleurs temporaires et les employés saisonniers ;
b) les personnes effectuant un travail sur une base autre qu’une relation de travail, y compris sur la base d’un contrat de droit civil ;
c) les personnes menant une activité commerciale à leur propre compte, qui ont connaissance des violations de loi dans l’entité juridique ;
d) les personnes faisant partie des organes de l’entité juridique, y compris les mandataires commerciaux ;
e) les associés, actionnaires et porteurs d’actions ;
f) les stagiaires, bénévoles et étudiants en stage ;
g) une personne physique mentionnée au point 4 lit. a-f, dans le cas d’un signalement d’une violation de loi obtenu avant l’établissement d’une relation de travail ou d’une autre relation juridique constituant la base de la prestation de travail ou de services ou de l’exercice de fonctions dans l’entité juridique ou pour cette entité ou déjà après leur terminaison ;
et qui effectuent un signalement interne d’une violation de loi dans un contexte lié au travail effectué.
5. Les dispositions de la procédure de signalement interne s’appliquent également à :
a) les personnes aidant à l’effectuation du signalement ;
b) les personnes associées au lanceur d’alerte ;
c) les entités juridiques qui sont la propriété de la personne effectuant le signalement, pour lesquelles cette personne travaille, ou qui lui sont autrement associées dans un contexte lié au travail.
6. Pour les besoins de l’application de cette procédure de signalement interne, les définitions suivantes s’appliquent :
a) “action de suivi” – il faut comprendre par là une action entreprise par l’entité juridique pour évaluer la véracité des informations contenues dans le signalement et pour contrer la violation de loi faisant l’objet du signalement, en particulier par des procédures explicatives, l’initiation d’un contrôle ou de procédures administratives, le dépôt d’un acte d’accusation, l’action entreprise pour récupérer des mesures financières ou la clôture de la procédure réalisée dans le cadre de la procédure interne de signalement des violations de loi et de prise d’actions de suivi ;
b) “mesure de représailles” – il faut comprendre par là une action directe ou indirecte ou une omission dans un contexte lié au travail, qui est causée par un signalement ou une divulgation publique et qui viole ou peut violer les droits du lanceur d’alerte ou cause ou peut causer un préjudice injustifié au lanceur d’alerte, y compris l’initiation non fondée de procédures contre le lanceur d’alerte ;
c) “retour d’information” – il faut comprendre par là l’information fournie au lanceur d’alerte sur les actions de suivi planifiées ou entreprises et les raisons de telles actions ;
d) “unité organisationnelle” – il faut comprendre par là un employé désigné par LUBATEX SP. Z O.O. comme une unité impartiale au sein de la structure organisationnelle autorisée à accepter les signalements internes et une commission de 3 personnes désignée pour prendre des actions de suivi, y compris la vérification du signalement interne et la communication continue avec le lanceur d’alerte, y compris la demande d’informations supplémentaires et la fourniture de retour d’information au lanceur d’alerte ;
e) “contexte lié au travail” – il faut comprendre par là des actions passées, présentes ou futures liées au travail effectué sur la base d’une relation de travail ou d’une autre relation juridique constituant la base de la prestation de travail ou de services ou de l’exercice de fonctions dans une entité juridique ou pour cette entité, dans le cadre desquelles des informations sur une violation de loi ont été obtenues et il existe une possibilité de subir des mesures de représailles ;
f) “violation de loi” – il faut comprendre par là une action ou une omission non conforme à la loi ou visant à contourner la loi, concernant :
1) la corruption ;
2) les marchés publics ;
3) les services financiers, produits et marchés ;
4) la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme ;
5) la sécurité des produits et leur conformité aux exigences ;
6) la sécurité des transports ;
7) la protection de l’environnement ;
8) la protection radiologique et la sécurité nucléaire ;
9) la sécurité des aliments et des aliments pour animaux ;
10) la santé et le bien-être des animaux ;
11) la santé publique ;
12) la protection des consommateurs ;
13) la protection de la vie privée et des données personnelles ;
14) la sécurité des réseaux et systèmes d’information ;
15) les intérêts financiers du Trésor de l’État de la République de Pologne, des unités
16) de l’autonomie locale et de l’Union européenne ;
17) le marché intérieur de l’Union européenne, y compris les principes de droit public de concurrence et d’aide d’État et la fiscalité des personnes morales ;
g) “personne concernée par le signalement” – il faut comprendre par là une personne physique, personne morale ou unité organisationnelle sans personnalité juridique, à laquelle la loi accorde la capacité juridique, indiquée dans le signalement ou la divulgation publique comme personne qui a commis une violation de loi, ou comme personne avec laquelle la personne qui a commis une violation de loi est associée ;
h) “personne aidant à l’effectuation du signalement” – il faut comprendre par là une personne physique qui aide le lanceur d’alerte dans le signalement ou la divulgation publique dans un contexte lié au travail et dont l’aide ne devrait pas être divulguée ;
i) “personne associée au lanceur d’alerte” – il faut comprendre par là une personne physique qui peut subir des mesures de représailles, y compris un collègue ou une personne proche du lanceur d’alerte au sens de l’art. 115 § 11 de la loi du 6 juin 1997 – Code pénal ;
j) “Entité juridique” – il faut comprendre par là LUBATEX SP. Z O.O. ;
k) “Procédure de signalement interne” – il faut comprendre par là cette Procédure ;
l) “Registre des signalements internes” – il faut comprendre par là un registre tenu sous forme papier contenant des informations sur les signalements effectués ;
m) “Règlement RGPD” – il faut comprendre par là le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 sur la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et sur la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) (JO UE L 119 du 04.05.2016, p. 1, tel que modifié) ;
n) “lanceur d’alerte” – il faut comprendre par là une personne physique mentionnée aux points 4 et 5 qui effectue un signalement de violation ;
o) “divulgation publique” – il faut comprendre par là la mise à disposition du public d’informations sur une violation de loi ;
p) “Loi” – il faut comprendre par là la loi du 14 juin 2024 sur la protection des lanceurs d’alerte (Journal des lois 2024.928) ;
q) “signalement” – il faut comprendre par là un signalement oral ou écrit d’une violation ou un signalement externe, transmis conformément aux exigences spécifiées dans la loi ;
r) “signalement d’une violation” – il faut comprendre par là un signalement oral ou écrit interne à LUBATEX SP. Z O.O. d’une violation de loi – signalement interne ;
s) “signalement externe” – il faut comprendre par là une transmission orale ou écrite au Médiateur des droits des citoyens ou à un organe public d’informations sur une violation de loi.
7. Le traitement d’un signalement de violation est gratuit.
8. L’entité juridique n’accepte pas et n’examine pas les signalements de violations effectués anonymement.
9. L’entité juridique est l’administrateur des données personnelles collectées dans le Registre des signalements internes au sens du règlement RGPD.
Chapitre II
1. Les personnes auxquelles cette Procédure s’applique, l’entité juridique assure une protection contre les mesures de représailles dans une situation où :
a) elles avaient des raisons justifiées de croire que les informations sur les violations faisant l’objet du signalement étaient vraies au moment d’effectuer le signalement et que ces informations peuvent constituer une information sur une violation de loi ;
b) elles ont effectué un signalement externe mentionné dans la loi dans la préoccupation justifiée que l’effectuation d’un signalement de violation ne préviendrait pas les mesures de représailles ;
c) elles ont effectué une divulgation publique mentionnée dans la loi ayant des raisons justifiées de croire que :
i. la violation peut constituer une menace directe ou évidente pour l’intérêt public, en particulier lorsqu’il existe un risque de dommage irréversible, ou
ii. l’effectuation d’un signalement externe exposerait le lanceur d’alerte à des mesures de représailles, ou
iii. dans le cas de l’effectuation d’un signalement externe, il existe une faible probabilité de contrer efficacement la violation de loi en raison de circonstances particulières de l’affaire, telles que la possibilité de cacher ou détruire des preuves, l’existence d’une collusion entre un organe public et l’auteur de la violation ou la participation d’un organe public à la violation.
2. L’entité juridique assure la possibilité d’effectuer des signalements de violations par des canaux pour accepter les signalements externes, qui :
a) sont indépendants des canaux de communication utilisés dans le cadre des activités ordinaires de l’Entité juridique ;
b) sont destinés uniquement à accepter les signalements de violations de loi, respectivement pour mener la communication avec le lanceur d’alerte et enregistrer les événements dans le cadre des actions de suivi menées par l’Entité juridique ;
c) assurent l’exhaustivité, la confidentialité et l’intégrité des données, y compris leur protection contre l’accès par des personnes non autorisées ;
d) permettent de stocker les informations de manière durable pour permettre de poursuivre les procédures explicatives ;
e) empêchent les personnes non autorisées d’accéder aux informations couvertes par le signalement ;
f) assurent la protection de la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte et de la personne concernée par le signalement.
3. L’entité juridique assure l’impartialité et l’indépendance des personnes acceptant les signalements de violations de loi, ainsi que des personnes menant les actions de suivi.
4. Chaque personne acceptant un signalement de violation a une autorisation écrite pour accepter les signalements de violations.
5. Chaque personne prenant des actions de suite en relation avec un signalement de violation effectué, y compris la vérification du signalement et la communication continue avec le lanceur d’alerte, y compris la demande d’informations supplémentaires et la fourniture de retour d’information au lanceur d’alerte a une autorisation écrite pour prendre des actions de suite.
6. Un signalement de violation peut être effectué par les moyens suivants :
a) Signalement écrit à l’adresse de l’employeur : ul. Mickiewicza 17, 58-420 Lubawka dans lequel dans une enveloppe supplémentaire scellée avec l’inscription “lanceur d’alerte” se trouvera le contenu du signalement interne. L’enveloppe interne scellée doit être immédiatement transférée par la personne recevant le courrier de l’entreprise à la personne autorisée dans l’établissement pour accepter les signalements internes
b) Une boîte de dépôt située dans le couloir près du bureau du personnel de l’employeur marquée comme “CANAL INTERNE POUR EFFECTUER DES SIGNALEMENTS DE VIOLATIONS DE LOI”
7. Sur demande du lanceur d’alerte, un signalement de violation peut être effectué lors d’une rencontre personnelle avec le lanceur d’alerte. La rencontre devrait avoir lieu au plus tard dans un délai de 14 jours à partir du moment de la demande. Un procès-verbal sous forme écrite ou électronique est dressé de la rencontre menée. Le lanceur d’alerte a le droit de vérifier, corriger et approuver le procès-verbal de la rencontre en le signant.
8. Un signalement de violation devrait inclure en particulier :
a) l’indication de l’identité du lanceur d’alerte et l’adresse de contact avec le lanceur d’alerte ;
b) l’indication des personnes aidant à l’effectuation du signalement et des personnes associées au lanceur d’alerte ;
c) la présentation de ce en quoi consiste la violation de loi avec référence aux personnes, faits, événements ou autres circonstances permettant de considérer que les informations transférées sur la violation de loi sont justifiées et que les informations contenues dans le signalement peuvent être vraies au moment de l’effectuation du signalement ;
d) la date ou la période dans laquelle la violation de loi a pu ou a eu lieu ;
e) les documents pouvant constituer une preuve pour démontrer les faits mentionnés dans le signalement de violation ;
9. Les données personnelles du lanceur d’alerte, permettant de déterminer son identité, ne sont pas soumises à la divulgation à des personnes non autorisées, sauf avec le consentement explicite du lanceur d’alerte.
10. L’unité organisationnelle peut effectuer une vérification préliminaire du signalement effectué. La vérification préliminaire du signalement ne peut constituer un obstacle à l’acceptation du signalement et à la conduite des actions de suite.
11. Un signalement de violation fait l’objet d’une inscription au Registre des signalements internes, sauf si à la suite de l’évaluation préliminaire menée du signalement il est évident que le signalement effectué :
a) n’est pas justifié car il était entièrement basé sur des affirmations non vraies et ce fait a un caractère objectif et ne suscite aucun doute, ou
b) n’est pas couvert par le champ d’application de cette Procédure, ou
c) a été effectué de manière anonyme.
12. Chaque signalement de violation fait l’objet d’une inscription au Registre des signalements internes.
13. L’entité juridique dans un délai de 7 jours à partir du moment de l’effectuation d’un signalement de violation informe le lanceur d’alerte de l’acceptation du signalement en assurant la protection nécessaire de l’identité du lanceur d’alerte contre sa divulgation à des personnes non autorisées.
Chapitre III
1. Le Registre des signalements internes est tenu par l’unité organisationnelle ayant une autorisation écrite de l’Entité juridique pour tenir le Registre des signalements internes.
2. Le Registre des signalements internes est tenu sous forme électronique, y compris en utilisant le système informatique. L’accès aux données collectées dans le Registre des signalements internes n’est disponible qu’aux personnes autorisées.
3. Le Registre des signalements internes devrait être tenu de manière systématique.
4. Après avoir reçu un signalement de violation, l’entité juridique traite les données personnelles dans la mesure nécessaire pour accepter le signalement ou prendre éventuellement une action de suite. Les données personnelles qui ne sont pas pertinentes pour l’examen du signalement ne sont pas collectées, et en cas de collecte accidentelle sont immédiatement supprimées. La suppression de ces données personnelles a lieu dans un délai de 14 jours à partir du moment où il est déterminé qu’elles ne sont pas pertinentes pour l’affaire.
5. La disposition de l’art. 14 al. 2 lit. f du règlement RGPD ne s’applique pas, sauf si le lanceur d’alerte ne remplit pas les conditions spécifiées au Chapitre V point 1 de la procédure de signalement interne ou a donné son consentement explicite à la divulgation de son identité.
6. La disposition de l’art. 15 al. 1 lit. g du règlement RGPD concernant la transmission d’informations sur la source d’obtention des données personnelles ne s’applique pas, sauf si le lanceur d’alerte ne remplit pas les conditions spécifiées au Chapitre V point 1 de la procédure de signalement interne ou a donné son consentement explicite à une telle transmission.
7. Le Registre des signalements internes comprend au moins :
a) le numéro de signalement ;
b) l’objet de la violation de loi ;
c) les données personnelles du lanceur d’alerte et de la personne concernée par le signalement, nécessaires à l’identification de ces personnes ;
d) l’adresse de contact du lanceur d’alerte ;
e) la date de l’effectuation du signalement ;
f) l’information sur les actions de suite entreprises ;
g) la date de clôture de l’affaire.
8. Les données personnelles et autres informations dans le registre des signalements internes sont stockées pour une période de 3 ans après la fin de l’année civile au cours de laquelle les actions de suite ont été achevées, ou après la clôture des procédures initiées par ces actions.
Chapitre IV
1. L’unité organisationnelle autorisée par l’Entité juridique à prendre des actions de suite, y compris la vérification du signalement interne et la communication continue avec le lanceur d’alerte, y compris la demande d’informations supplémentaires et la fourniture de retour d’information au lanceur d’alerte exerce sa fonction de manière impartiale et objective en assurant le respect des droits du lanceur d’alerte, des personnes aidant le lanceur d’alerte et aussi des personnes associées au lanceur d’alerte.
2. En cas de conflit d’intérêts, la personne menant les actions de suite en relation avec un signalement de violation effectué devrait s’abstenir de continuer à mener les actions de suite. Un conflit d’intérêts existe lorsque la conduite impartiale et objective des actions de suite est menacée en raison de certains intérêts personnels ou relations personnelles avec le lanceur d’alerte.
3. Les actions de suite sont menées de manière systématisée et approfondie permettant de reconstituer la chronologie des actions entreprises et des personnes impliquées dans la conduite des actions de suite.
4. Le but des actions de suite entreprises comprend, entre autres :
a) l’établissement des faits conformément aux dispositions légales ;
b) la collecte et la sécurisation des preuves ;
c) l’établissement des personnes pouvant avoir un lien avec la violation de loi ;
d) la protection de l’identité du lanceur d’alerte et des personnes concernées par le signalement ;
e) la fourniture de retour d’information au lanceur d’alerte ;
f) l’initiation de procédures administratives ou judiciaires ;
g) le dépôt d’une notification sur la possibilité de commettre un crime ;
h) l’introduction de solutions permettant d’éviter les violations de loi à l’avenir.
5. Dans un délai ne dépassant pas 3 mois à partir du jour de la confirmation de l’acceptation du signalement de violation, l’Entité juridique fournit un retour d’information au lanceur d’alerte sur la manière de traiter l’affaire.
Chapitre V
1. Le lanceur d’alerte est couvert par la protection spécifiée dans les dispositions de ce Chapitre à partir du moment de l’effectuation du signalement ou de la divulgation publique, à condition qu’il ait eu des raisons justifiées de croire que l’information faisant l’objet du signalement ou de la divulgation publique était vraie au moment de l’effectuation du signalement ou de la divulgation publique et qu’elle constitue une information sur une violation de loi.
2. Aucune mesure de représailles ou tentative ou menace d’application de telles mesures ne peut être prise contre le lanceur d’alerte, consistant en particulier en :
a) le refus d’établir une relation de travail ;
b) la résiliation ou la dissolution sans préavis de la relation de travail ;
c) la non-conclusion d’un contrat de travail à durée déterminée ou à durée indéterminée après la résiliation du contrat de travail à durée d’essai, la non-conclusion d’un autre contrat de travail à durée déterminée ou la non-conclusion d’un contrat de travail à durée indéterminée après la résiliation d’un contrat de travail à durée déterminée – dans les cas où le lanceur d’alerte avait une attente justifiée qu’un tel contrat serait conclu avec lui ;
d) la réduction du montant de la rémunération pour travail ;
e) la suspension de la promotion ou l’omission lors de la promotion ;
f) l’omission lors de l’octroi d’autres prestations liées au travail que la rémunération ou la réduction du montant de ces prestations ;
g) le transfert à un poste inférieur ;
h) la suspension de l’exécution des obligations de travail ou de service ;
i) l’assignation des obligations actuelles du lanceur d’alerte à un autre employé ;
j) un changement défavorable du lieu d’exécution du travail ou de l’horaire de travail ;
k) une évaluation négative des résultats du travail ou une opinion négative sur le travail ;
l) l’imposition ou l’application d’une mesure disciplinaire, y compris une pénalité financière, ou une mesure de caractère similaire ;
m) la contrainte, l’intimidation ou l’exclusion ;
n) le harcèlement moral ;
o) la discrimination ;
p) le traitement défavorable ou injuste ;
q) la suspension de la participation ou l’omission lors de la sélection pour participer à des formations améliorant les qualifications professionnelles ;
r) l’orientation non justifiée vers des examens médicaux, y compris des examens psychiatriques, sauf si des dispositions séparées prévoient la possibilité d’orienter un employé vers de tels examens ;
s) l’action visant à entraver la recherche de travail à l’avenir dans un secteur ou une industrie donné sur la base d’un accord sectoriel ou industriel informel ou formel ;
t) la causation d’une perte financière, y compris économique, ou de perte de revenus ;
u) la causation d’un autre dommage non matériel, y compris la violation des droits personnels, en particulier de la bonne réputation du lanceur d’alerte.
3. Une tentative ou menace d’application des mesures spécifiées au point 2 est également considérée comme une mesure de représailles en raison de l’effectuation d’un signalement ou d’une divulgation publique.
4. Si le travail ou les services étaient, sont ou doivent être fournis sur la base d’une autre relation juridique qu’une relation de travail constituant la base de la prestation de travail ou de services ou de l’exercice de fonctions, ou de l’exercice du service, l’effectuation d’un signalement ou d’une divulgation publique ne peut constituer la base de mesures de représailles ou d’une tentative ou menace d’application de mesures de représailles, comprenant en particulier :
a) la résiliation d’un contrat dont le lanceur d’alerte est partie, en particulier concernant la vente ou la livraison de marchandises ou la prestation de services, le retrait d’un tel contrat ou sa résiliation sans préavis ;
b) l’imposition d’une obligation ou le refus d’accorder, la limitation ou le retrait d’un droit, en particulier une concession, une autorisation ou un allègement.
5. Le lanceur d’alerte, contre lequel des mesures de représailles ont été prises, a droit à une compensation dans le montant spécifié dans la loi.
6. Le lanceur d’alerte peut intenter des procédures civiles pour compensation du dommage causé par les mesures de représailles mentionnées au point 2, ou exiger qu’un montant approprié soit payé à une organisation d’intérêt public menant des activités statutaires pour la protection des lanceurs d’alerte, au lieu de la compensation.
7. La charge de la preuve que des mesures de représailles n’ont pas été prises pour les raisons spécifiées au point 2 incombe à l’entité juridique.
Chapitre VI
1. Dans les matières non couvertes par cette Procédure, les dispositions de la loi du 14 juin 2024 sur la protection des lanceurs d’alerte (Journal des lois 2024.928) s’appliquent.
2. Cette Procédure entre en vigueur le 1er décembre 2024.